Para nós que trabalhamos com comunicação as dicas a seguir parecem óbvias, mas não são. Acho que o segredo de uma boa comunicação com clientes e impressa é sempre manter a transparência e entender os dois lados da moeda. Por isso, esse trabalho é tão apaixonante.
A seguir as sete dicas para uma Comunicação Eficiente assinada pelo Blog Dino (especialista em comunicação – http://blog.dino.com.br):
1. Ofereça pautas que sejam interessantes para a imprensa
É comum um novo cliente que nunca contou com o suporte de uma assessoria bombardeá-la com inúmeras sugestões de pautas. Afinal, como ele é quem, a princípio, mais entende do próprio negócio, nada mais natural que ele saiba quais assuntos vão virar notícia, certo? Mais ou menos.
Nem sempre o que o assessorado julga ser relevante ou o que ele quer que seja divulgado é realmente uma boa pauta. Para que a sugestão vingue, ela deve ser de interesse também da imprensa e, principalmente, do público dos veículos de comunicação.
Se você não quer ficar batendo cabeça ao sugerir pautas, explique a seu cliente o que é e o que não é notícia e demonstre por que. Ao entender esta dinâmica, ele vai ajudá-lo de fato a encontrar os melhores assuntos e, com certeza, suas sugestões serão cada vez mais convertidas em pautas.
2. Aplique um bom media training em seu cliente
Orientar o cliente em relação às sugestões de pautas é apenas o primeiro passo para um relacionamento com a imprensa. Se ele não estiver habituado a lidar com jornalistas, preparar um media training é fundamental.
Neste treinamento, comece apresentando como funciona o trabalho da imprensa. Assim seu cliente vai entender por que é importante atender um jornalista mesmo quando a situação não for muito conveniente para ele.
Em seguida, verifique quais são as necessidades do assessorado e procure suas fragilidades e o que ele precisa melhorar. Desenvolver habilidades de comunicação pode ser necessário. Após aplicar o media training, você vai perceber que não apenas a relação do cliente com a imprensa vai melhorar, mas a sua com ele também.
3. Conheça os veículos e profissionais certos para o seu cliente
Da mesma forma que não adianta sugerir pautas que não têm interesse algum para a imprensa, você não terá resultados se enviar as pautas certas para os veículos errados.
Alguns meios e profissionais podem rejeitar suas melhores sugestões por uma questão de nicho de atuação ou público-alvo. Para que isso não aconteça, primeiro trace um perfil detalhado do seu cliente, depois faça um mapeamento de jornais, revistas, emissoras de rádio e TV, portais da internet e blogs que trabalham com o tipo de informação na qual seu assessorado está inserido. Por último, contacte profissionais que trabalham nestas redações e inicie um bom relacionamento com eles, para lançar sugestões de pautas nos momentos certeiros. Feito este trabalho, é importante fazer sempre a manutenção do seu mailing.
4. Enriqueça suas sugestões de pauta com dados e pesquisas
Mesmo apresentando pautas redondinhas para os veículos certos, às vezes é preciso dar uma ajudinha ao faro jornalístico dos profissionais que trabalham nas redações.
Ao elaborar seus releases e press kits, pense na informação mais apelativa aos olhos dos jornalistas, dando um enfoque diferenciado ao que você quer que vire notícia. Já reparou que todo editor ou repórter adora dados estatísticos, gráficos e pesquisas? Então, prepare um bom material!
Se seu cliente está lançando um novo serviço ou produto, procure estudos que demonstrem que o lançamento é uma grande novidade que veio atender a uma necessidade do mercado.
5. Prepare uma sala de imprensa
A chamada sala de imprensa é uma área do site do cliente com informações básicas sobre a empresa, como histórico e seu posicionamento atual, e também serve como local para publicar notícias importantes sobre o negócio do assessorado.
Em outras palavras, é o espaço em que os jornalistas poderão encontrar dados que podem gerar pautas e informações de contato. Por isso, não se esqueça de colocar na sala de imprensa um telefone e um e-mail para que os profissionais entrem em contato facilmente caso queiram entrevistar seu cliente.
6. Mantenha um bom relacionamento com a imprensa
Para relacionar-se com os jornalistas que interessam ao seu assessorado, não basta apenas ligar ou mandar e-mails sempre que quiser sugerir uma pauta. Você pode oferecer algumas vantagens aos profissionais que se mostrarem mais presentes, como uma entrevista exclusiva (claro, respeitando sempre o acordo estabelecido).
Também é importante ter na ponta da língua a mensagem certa para abordar jornalistas que você encontrar em eventos ou na hora de falar pela primeira vez com aqueles que podem se tornar parceiros.
Prepare um pitch para ressaltar os diferenciais dos seus clientes. Este discurso não deve ser longo, mas precisa dar um bom posicionamento do seu assessorado para o jornalista e fisgá-lo logo de cara com informações de qualidade.
7. Utilize um publicador de conteúdo
Além de disparar press releases para o seu mailing, utilize uma ferramenta para a divulgação de seus comunicados: um publicador de releases. Ao cadastrar o texto neste tipo de sistema, você acaba gerando clipping para os clientes.
O mercado oferece algumas soluções gratuitas, porém, elas costumam ter baixa relevância e, por isso, não potencializam o alcance dos releases.